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当前位置:首页 > 生活百科 > 其他 > 档案归档文件整理的基本方法

标题档案归档文件整理的基本方法

上传者 wangjing 0.04Mb 上传时间 2020-02-08
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文档简介

归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件;会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。二、分类1、分类方法根据实际情况,我们选择以下分类方法保管期限-年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如:长久:2001年、2002年、2003年……定期:2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。(1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。(2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号(3)类目名称,按机构分类的,机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。三、归档文件排列1、文件排列的含义,是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。2、排列原则,是在最低一级类目内件的排列。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目,如按管期限-年度分类时,那么年度为最低一级类目。3、排列方法:是文件形成的时间结合级别排列操作步骤:一是将文件按上下级(文件形成单位)分好,上级

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